Com o avanço da tecnologia, o e-mail, que significa Eletronic Mail, ou correio eletrônico, traduzindo para o Português, é uma das principais formas de comunicação corporativas e permitem que sejam trocados não só uma mensagem em si, como também links e os mais diversificados arquivos, documentos e imagens,por exemplo.
O e-mail foi desenvolvido para atender as necessidades de uma comunicação mais rápida e que abrangesse uma maior área de cobertura, surgindo inicialmente por pesquisadores e estudantes de universidades, e foi se desenvolvendo até se assemelhar com algo parecido com o que temos hoje.
Os recursos utilizados na internet baseiam-se em protocolos (é o conjunto de regras que estabelece como algo deve ocorrer) TCP/IP e em protocolos especificamente criados para realizar a troca de mensagens, que são o SMTP, IMAP e POP3.
O SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), é o protocolo fundamental para que ocorra a troca de mensagens entre um remetente para um destinatário. O IMAP, é utilizado para acessar e gerenciar um servidor de correio eletrônico que contenha mensagens de uma conta ou usuário, usando um dispositivo para o acesso. Já o POP3, é o protocolo pelo qual se realiza a transferência de conteúdo de uma conta de e-mail para um dispositivo de usuário, como por exemplo, um smartphone ou notebook.
É importante considerar o uso de alguns elementos para a troca de mensagens visando a quantidade de informações,distâncias envolvidas e quantidade de contas existentes para que o processo ocorra de forma organizada e segura.
Email: Como funciona?
Basicamente para que a troca de mensagens funcione, é preciso que hajam dois servidores distintos com serviço de e-mail instalado em que estarão hospedadas as contas do remetente e do destinatário e uma conexão de internet entre eles. Assim, os servidores serão responsáveis também por traduzir e gerenciar os domínios de e-mail, que ficam na parte direita depois do "@", ou seja, sysadminti.com no endereço contato@sysadminti.com por meio de ferramentas chamadas DNSs (Domain Name System).
Dessa forma, quando você acessar a interface do Gmail, Yahoo!, Outlook, etc para enviar uma mensagem para o endereço, contato@sysadminti.com , por exemplo, usará o SMTP para enviar a mensagem para o servidor onde sua onde sua conta de e-mail está hospedada e para o servidor do e-mail do destinatário, mas antes ele decodifica o domínio sysadminti.com usando o serviço de DNS, para saber qual o IP do servidor para o qual ele deve entregar a mensagem.
Quando ocorre toda essa chegagem, o servidor do remetente deve informar que terminou a transmissão do conteúdo e deve ocorrer o encerramento da comunicação entre eles e que recebe o nome de QUIT e da mesma maneira, o servidor destinário deve fazer a checagem de recebimento das mensagens à conta.
Às vezes a entrega é imediata, mas pode ocorrer de uma mensagem demorar um pouco até ser entregue por seu servidor em sua conta, devido a fatores diversos, como por exemplo, excesso de mensagens ou outros tipos de sobrecarga local no servidor de destino e enquanto isso não ocorre, as mensagens ficam salvas em uma fila de entrega, denominada mail queue.
Os detalhes das informações, como data, hora, servidores, etc. são registrados em textos que são denomidados log, para documentar e monitorar tudo o que ocorre durante a troca de mensagens.
A maior parte dos problemas do e-mail ocorre durante essa transação das informações e acabam fazendo a devolutiva da mensagem. É exatamente por isso que é preciso entender como a ferramenta funciona para identificar onde está o problema e de quem seria a responsabilidade para fazer a correção e assim, garantir que a mensagem seja entregue ao destinatário.
Entretanto, muitas das vezes, a informação do erro vem em inglês, o que torna a resolução do problema mais demora. Assim, vamos te apresentar quais os principais problemas que um e-mail pode apresentar:
Blacklist
Blacklists, ou listas negras, são listas de servidores com reputação vinculada à comportamentos prejudiciais, como por exemplo, envio de spam. Este tipo de problema ocorre logo na etapa de identificação entre os servidores, em que o servidor de destino identifica que o remetente tem um IP listado em blacklist.
Quando o IP do seu servidor de e-mail está em uma blacklist, a mensagem é devolvida. A remoção da lista negra deve ser solicitada junto à organização responsável por essa lista e é responsabilidade do seu serviço de hospedagem fazê-lo.
Caixa postal cheia
Quando a mensagem é enviada ao servidor do destinatário e sua caixa postal está cheia, a mensagem ficará em uma lista de espera aguardando ser entregue.
Alguns servidores podem ou não enviar a mensagem devolutiva informando que o disco está cheio, mas depende do tipo de serviço, e por isso, alguns usuários acreditam que a mensagem foi entregue.
Usuário inexistente
Na checagem dos dados pelo STMP, pode ser identificado um erro de digitação do endereço e a mensagem será devolvida. Isso porque nesse processo de verificação, o STMP irá vlidadar se o endereço digitado está hospedado na lista do servidor destinatário.
Vale lembrar que é importante conferir os dados antes e depois do "@". Os domínios podem ter uma série de variações em sua terminação, como ".com", ".br", ".com.br", ".net", ".org" etc.
Domínio
Falando em domínio, é necessário verificar se, além de correto, se não expirou ou não foi congelado no órgão de registro, pois neste caso o servidor do remetente não consegue resolver o domínio e consequentemente não é capaz de localizar e entregar a mensagem. Dessa forma, cabe responsável pelo domínio regularizar a pendência.
Mensagem excede o tamanho máximo
Servidores de e-mail têm limites relativos ao tamanho máximo que uma mensagem de e-mail pode ter. Este erro pode ocorrer em ambos os lados (remetente e destinatário) e para que a entrega se dê, o tamanho deve ser inferior ao limite de ambos os servidores.
A mensagem de erro costuma constar o nome do servidor cujo limite foi excedido, mas em qualquer que seja o caso, o usuário (remetente) é responsável pela solução, reduzindo o tamanho do e-mail para se adequar ao limite de ambos os servidores.
Anexo não permitido
Como os servidores do remetente e destinatário podem ser diferentes, além do problema acima, pode ocorrer em as políticas de um deles não permita o envio ou recebimento de arquivos, principalmente os executáveis, limitando assim, a usabilidade para garantir a segurança da informação.
Timeout
TIMEOUT é quando o servidor do destinatário ou demora demais para responder, ou mesmo não dá nenhuma resposta dentro de um prazo que é de alguns minutos.
As causas podem ser inúmeras, dentre elas, a conexão de internet que pode estar com instabilidade, mas é dever dos usuários verificar o que pode estar ocasionando o problema.
ACL
Access Control List (ACL) ou Lista de Controle de Acesso, se dá quando o usuário possui um histórico de infrações que vão contra as políticas e regras dos serviços de e-mail e então o servidor do remetente, realiza o impedimento do envio durante o HELO / EHLO e novamente cabe ao destinatário tomar as medidas necessárias para se regularizar e manter o compromisso de responsabilidade com o remetente.
Desafios
São as ferramentas, de um modo geral, que tem por função barrar o envio de spam, mensagens essas que são enviadas automaticamente, sem a intervenção humana e que induzem o destinatário a realizarem algum tipo de ação e que por ser ser uma funcionalidade que previne a segurança da informação, não é considerada um erro, mas pode impedir o envio da mensagem.
Problema não determinado no destino
Algumas empresas que oferecem o serviço de email fornecem relatórios chamados "logs" para identificar qual o possível erro que possa ocorrer ao enviar um e-mail. Por hora, outras não fornecem essa ferramenta e por isso, é preciso que a equipe de suporte faça as validações que impossibilitaram o e-mail ser enviado e as corrija.
Erros ou ausência de configuração
Existem muitas ferramentas que são utilizadas nas configurações para que um serviço de e-mail possa funcionar e que podem ser fundamentais para o controle e prevenção de diversos problemas. Dentre eles, estão SPF, o DKIM e o DMARC. Quando há algum empecilho, pode ser que o responsável pelo TI da sua empresa tenha a necessidade de verificar estas configurações e suas extensões para resolver o ocorrido.
Malware / Phishing
Geralmente ocorre quando o seu dispositivo é infectado por algum malware que realiza o envio automático e oculto de mensagens com o objetivo de se disseminar para os contatos da sua agenda ou para usuários diversos e que é conhecido como phishing.
Como alguns serviços de e-mail têm sistemas capazes de identificar mensagens com conteúdo nocivo, tais mensagens são devolvidas.
Como é um problema no dispositivo do usuário e não nos servidores de e-mail, cabe ao usuário solucionar a questão, usando programas apropriados para remoção do malware. Normalmente o serviço de e-mail bloqueia o acesso à conta e altera a senha até que as medidas corretivas sejam adotadas.
Conclusão
Pelo fato de que o e-mail é umas das ferramentas mais utilizadas para a comunicação, principalmente corporativa, sua importância é indiscutível, mas pode apresentar algumas falhas e gerar ruídos.
É por isso que você pode sempre contar com a SysAdmin para solucionar os problemas do seu email! Entre em contato!